• Het belang van een goed ingerichte vergaderruimte

Het belang van een goed ingerichte vergaderruimte

Vergaderruimtes zijn er in allerlei vormen en maten en kunnen op verschillende manieren worden ingericht. De meeste vergaderruimtes worden traditioneel ingedeeld, een grote vierkante tafel in het midden van de zaal met een aantal stoelen eromheen. Uit onderzoek blijkt dat de vorm van deze tafel negatieve gevoelens kan oproepen bij diegenen die aan het vergaderen zijn. Benieuwd hoe u ervoor kunt zorgen dat deelnemers met een positief gevoel de vergaderzaal verlaten?

Aanpassen aan het doel van de vergadering
Zaal en indeling dienen naadloos aan te sluiten bij de opzet van de vergadering wil het doel (volledig) behaald kunnen worden. Om het maximale uit een dag te halen, moeten de deelnemers zich goed voelen in de ruimte waar ze in vergaderen. Door de inrichting aan te passen aan het doel kan de vergadering effectiever, rustiger, nuttiger en plezieriger verlopen.

Verschillende opstellingen
Er zijn verschillende vergaderopstellingen mogelijk in de zaal; een cabaret-, school-, carré-, theater- en een u-vormopstelling.

De opstelling die u het beste past, wordt bepaald door uw programma en het aantal deelnemers. Aan een ronde tafel is de interactiviteit bijvoorbeeld veel groter dan bij een cabaretopstelling, echter kunnen hier wel minder mensen aan deelnemen. Mikt u op een energie gevende bijeenkomst om creatieve innoverende ideeën op te doen of een de onderlinge samenwerking te verbeteren? Dan voldoen 'zit en luister' opstellingen niet. U kunt dan beter kiezen voor een meer actievere opstelling zoals statafels.

Kleuren, licht en akoestiek
In een vergaderruimte is evenwicht van belang. Gebruik dan ook kleuren die in elkaars verlengde liggen, zoals aardetinten, grijstinten of andere rustige kleuren. Deze ondersteunen namelijk geestelijke en lichamelijke ontspanning. Dit gevoel van kalmte draagt bij aan openheid in communicatie.

Licht geeft energie, het bepaalt mede hoe we ons mentaal en fysiek voelen. Zorg er daarom voor dat er voldoende ramen in de zaal aanwezig zijn. Ook de akoestiek is erg belangrijk in een spreek- of vergaderruimte. De spreker moet goed verstaanbaar zijn zodat men ontspannen kan luisteren. 

Kortom, als u bovenstaande factoren op de juiste manier met elkaar combineert tijdens uw vergadering zal de negativiteit omslaan naar een meer positieve insteek.

Landgoed de Horst biedt maar liefst 30 zalen en vergaderruimtes verspreid over zeven unieke gebouwen in een prachtig park en een bos van 24 hectare. Elk gebouw heeft zijn eigen warme en authentieke sfeer en biedt karakteristieke, multifunctionele ruimtes met veel stijlkenmerken.

Alle vergaderruimtes en zalen op Landgoed de Horst zijn ruim, hebben veel lichtinval, goede stoelen en zijn ingericht om te werken en te leren. Onze leerruimten zijn geen standaard vergaderzalen, maar dragen bij aan een inspirerende bijeenkomst. Wilt u reserveren? Klik dan hier.

Anna Molenaar