Congres organiseren? Gebruik de checklist

Zo vind je de perfecte congreslocatie

Met de volgende checklist voor het organiseren van een congres, symposium, seminar of trainingsdag vind je zeker een locatie die past bij jouw bijeenkomst en publiek.

1. Een congres kan niet zonder goede koffie! Je haalt meer uit een congres als iedereen goed verzorgd is. Ga langs bij de locatie die je op het oog hebt en proef de koffie. En laat je informeren over de culinaire voorzieningen. Is er voor ieder wat wils? Denk ook aan vegetarische en veganistische opties en glutenvrije maaltijden
   
   
2. Hoe zit het met de bereikbaarheid? Het is bijna essentieel dat de congreslocatie met het OV bereikbaar is. En dat er voldoende (gratis) parkeermogelijkheden op het terrein zijn.
3. Hoe ziet de locatie er uit en welke sfeer is er? Een mooie locatie met aantrekkelijke zalen, kunst en eventueel uitzicht draag positief bij aan de beleving en ervaring van het symposium of congres. Uit veel onderzoeken komt keer op keer dat deelnemers van seminars en ander bijeenkomsten de ruimte ontzettend belangrijk vinden. Een mooie ruimte met een prettige atmosfeer heeft grote invloed op iemands leerpad.
4. Is er een mogelijkheid tot overnachten? Bij meerdaagse congressen is het van groot belang dat deelnemers kunnen blijven slapen. Maar ook bij een bijeenkomst van één dag kan het - zeker voor deelnemers van veraf - fijn zijn om te overnachten op of dicht bij de congreslocatie.
5. Werkt de techniek goed? Je symposium of trainingsdag valt of staat met goede techniek. Het is meestal handig om dat de locatie zelf voor de techniek zorgt. En ervoor zorg dat er altijd iemand op de dag zelf is die snel eventuele problemen kan verhelpen.
6. Valt je seminar, congres of trainingsdag niet in het water als het weer tegenzit? De meeste trainingslocaties en congrescentra die buiten voorzieningen hebben, zullen je een alternatief geven in een regenachtige situatie… Bespreek de mogelijkheden van tevoren.
7. Zijn er opties om te ontspannen? Leren, ontwikkelen en inspannen gaat het best als er mogelijkheid is om te ontspannen. Bespreek welke activiteiten mogelijk zijn voor een (actieve) break. En check de ruimtes waar mensen even tot rust kunnen komen op de dag van het symposium of de seminar.
8. Hoe duurzaam is de locatie? Binnen sommige sectoren moet een congreslocatie voldoen aan een aantal voorwaarden op het gebied van duurzaamheid. Maar ook als er geen regels zijn, kun je de wens hebben om een symposium te organiseren op een duurzame locatie. Vraag eens wat er gebeurt met eten dat overblijft en hoe het met de afvalverwerking zit. Je kunt ook controleren of de locatie een Green Key heeft. Daarmee kan de locatie aantonen dat ze duurzaam is.
9. Last but not least: zijn de medewerkers van de locatie waar je je symposium wilt organiseren blij dat je komt? Enthousiaste mensen die meedenken helpen jou om van je bijeenkomst een succes te maken.

Ontdek Theater Maitland op Landgoed de Horst

Ook Landgoed de Horst, nabij Utrecht en toch midden in de bossen, heeft een mooi congrescentrum. Een symposium organiseren in het groen - op een heel bereikbare plaats - is al bij veel bedrijven populair. Maar we nodigen jou ook van harte uit om de voorzieningen van ons landgoed en de mooie theaterzaal van Maitland te ontdekken. Bovendien ontzorgen onze medewerkers je graag op een aantal belangrijke punten. Zoals het organiseren van een heerlijke, duurzame lunch en borrel. En het regelen van logistiek en techniek. Congres organiseren? Vraag een rondleiding aan.